تهیه و تنظیم اسناد مورد نیاز در فرایند صادرات
یکی از موضوعات مهم در بازرگانی بین الملل، بحث تهیه اسناد بازرگانی است. این اسناد از نظر حقوقی، تجاری و فنی با ارزش بوده و به شکل گسترده ای در فرایند صادرات مورد استفاده قرار می گیرند. در حالت کلی میتوان اسناد مختلفی که بین خریدار و فروشنده جابه جا میشوند را در دو دسته کلی طبقه بندی نمود:
اسناد مرسوم یا متداول: استفاده از برخی اسناد در فرایند صادرات لازم و متداول است. این اسناد که مورد قبول بازرگانان، بانک ها، گمرکات، نهادهای بین الملل، نهادهای داوری و… هستند از اهمیت بالایی در انجام صحیح فرایند صادرات برخوردارند. اسناد مرسوم یا متداول در فرایند صادرات عبارتند از:
- پیش فاکتور
- فاکتور
- اسناد حمل (بارنامه / راه نامه / رسید پست)
- گواهی مبدا
- گواهی بازرسی
- لیست عدل بندی
- بیمه نامه
اسناد خاص: به اسنادی که علاوه بر اسناد مرسوم به دلایل خاصی توسط خریدار در خواست میشوند، اسناد خاص گفته میشود. گواهی مربوط به بهداشت، مجوزهای دارویی، کشاورزی و …نمونه هایی از این اسناد هستند که در صورت توافق بین طرفین، فروشنده مکلف به تهیه آن هاست. در ادامه به بررسی اسناد متداول مورد استفاده در فرایند صادرات پرداخته میشود:
شرکت مدیریت صادرات تات با بهره مندی از تجربه فعالیت تجارت بین الملل و آشنایی با اسناد مختلف، میتواند راهنمای مشتریان خود در جهت آشنایی با انواع اسناد و همچنین تسهیلگر تهیه اسناد مربوطه باشد.
پیش فاکتور
پیش فاکتور اولین سند رسمی در فرایند بازرگانی خارجی است که توسط فروشنده صادر میشود؛ توافقات بین خریدار و فروشنده به شکل سند پروفرما از سوی فروشنده برای خریدار ارسال میگردد. این سند در عین حالی که هیچ تعهدی برای طرفین ایجاد نمی کند، شامل کلیه اطلاعات اولیه فرایند صادرات می باشد.
پروفرما از اهمیت زیادی برخوردار است و تنظیم دقیق آن به کاهش زمان انجام معامله کمک شایانی میکند. مطالب مندرج در پروفرما مبنای تکمیل فرم هایی از قبیل ثبت سفارش و گشایش اعتبار اسنادی است. در صورتی که نکات مدنظر به صورت دقیق، صحیح و کامل در پروفرما درج نشود ممکن است در مراحل بعدی مشکلات متعددی بوجود آید. برای اطمینان از صحت تهیه و تکمیل پروفرما، میتوانید از مشاوره با کارشناسان شرکت تات بهره برده و اولین سند رسمی در فرایند صادرات خود را با اطمینان خاطر تهیه نمایید.
مواردی که در پروفرما بایستی گنجانده شود عبارتند از:
- مدت اعتبار پروفرما
- نام کالا
- مقدار کالا
- قیمت کالا
- کرایه حمل
- نوع ارز
- کشور و کارخانه تولید کننده
- مشخصات بسته بندی
- مشخصات حمل
- شرایط پرداخت
- سایر موارد
فاکتور یا سیاهه تجاری
فاکتور یا سیاهه تجاری یکی از اسناد متداول در فرایند بازرگانی بین الملل است که معادل قرارداد فروش بوده و حاوی اطلاعاتی در خصوص کالا یا کالاهای فروخته شده است که فروشنده به نام خریدار صادر می کند. اطلاعات مندرج در فاکتور بسیار نزدیک به پیش فاکتور است با این تفاوت که فاکتور پس از توافق نهایی و برای هر محموله جداگانه ارائه می شود؛ در صورتی که پیش فاکتور قبل از توافق نهایی صادر شده و ممکن است به صورت کلی ارائه شود. معمولا موارد زیر در فاکتور درج میشود:
- مشخصات خریدار و فروشنده
- تاریخ و شماره سفارش خریدار (پیش فاکتور)
- مشخصات کالا
- قیمت کالا
- قاعده تحویل
- زمان تحویل
- مکان تحویل
- شرایط پرداخت
- تعرفه کالا و…
گاهی لازم است اطلاعات زیر نیز در سیاهه تجاری قید گردد که معمولا مورد استفاده مقامات گمرکی کشور وارد کننده قرار می گیرد:
- کشور مبدا کالا
- بنادر بارگیری و تخلیه یا محل تحویل کالا به حمل کننده
- در صورت امکان کرایه حمل و هزینه بیمه به تفکیک
برای اجتناب از بروز مشکل در تهیه این سند که به عنوان قرارداد فروش، مبنای حل اختلافات محتمل خواهد بود، پیش از تهیه آن، در خصوص مواردی که نیاز است در فاکتور قید شود و همچنین مواردی که با توجه به شرایط کشور در معاملات بین المللی، بهتر است درج نشود، از راهنمایی شرکت مدیریت صادرات تات استفاده کنید.
علاوه بر اطلاعات فوق الذکر به هنگام صدور سیاهه تجاری باید نکات زیر نیز رعایت گردد :
- قیمت اعلام شده در سیاهه تجاری باید با مبناهای مورد توافق در قرارداد فروش، انطباق داشته باشد. بنابراین قیمت کالا می تواند، بسته به مبنای مقرر در قرارداد، بر اساس تحویل کالا درب کارخانه(EXW)، تحویل کالا روی کشتی FOB، تحویل کالا در کنار کشتی FAS، تحویل کالا روی کشتی با پرداخت کرایه و بیمه CIF، یا سایر مبناهای متداول در قراردادهای فروش بین المللی، تعیین گردد.
- در بعضی مواقع به موجب مقررات کشور وارد کننده لازم است که سیاهه تجاری توسط اتاق بازرگانی کشور صادر کننده گواهی و امضا شود. علاوه بر آن از فروشنده تقاضا می شود که کنسولگری کشور وارد کننده نیز صحت امضا اتاق بازرگانی را گواهی کند. از نقطه نظر کاربرد نیز باید گفت در بازرگانی بین المللی علاوه بر اینکه سیاهه تجاری باید الزاما جهت خریدار یا بانک او ارسال گردد، از نظر گمرک کشور وارد کننده نیز به هنگام ترخیص کالا از گمرک اهمیت دارد و ضروری است. چنانچه گمرک، سیاهه تجاری را معتبر بشناسد، حقوق و عوارض گمرکی را بر اساس اطلاعات مذکور در آن، از جمله قیمت کالا وصول می نماید.
اسناد حمل (بارنامه و راه نامه)
بارنامه و راه نامه از مهم ترین اسناد بازرگانی بین الملل هستند که با هم شباهت های بسیار و تفاوتهای اساسی دارند. بارنامه سندی است دال بر عقد قرارداد حمل که از طرف شرکتهای حمل و نقل صادر شده و حمل کننده یا نماینده وی پس از دریافت کالا، با وسیله حمل مورد توافق در مقابل کرایه معینی آن را از مبدا به مقصد حمل میکنند. این سند یکی از اوراق بهاداری است که در آن مشخصات کالا، ارسال کننده، دریافت کننده، هزینه که شامل میزان بیمه، کمیسیون و صافی، تعداد و وزن کالا در آن قید میشود. راه نامه فقط نشان دهنده انعقاد قرارداد حمل و نقل و بارگیری است. چنانچه چهار ویژگی مهم حقوقی بارنامه را بدانیم، تفاوت این دو بهتر درک میشود:
بارنامه چهار ویژگی مهم حقوقی دارد که عبارت است از:
- نشاندهنده انعقاد قرارداد حمل است
- بارنامه On Board نشاندهنده بارگیری کالا روی وسیله نقلیه است.
- بارنامه سند مالکیت کالاست و دارنده آن مالک کالا به حساب میآید
- بارنامه قابل انتقال و ظهرنویسی است.
دو مورد اول و دوم بین بارنامه و راه نامه مشترک هست اما تفاوت این دو، در سند مالکیت و قابلیت ظهرنویسی است که در ویژگی های راه نامه دارای وجود ندارد؛ به عبارت دیگر راه نامه فقط نشان دهنده انعقاد قرارداد حمل و نقل و بارگیری است و سند مالکیت کالا محسوب نمی شود.
انواع بارنامه:
همانطور که گفته شد برای حمل بار، صدور بارنامه الزامیست، پس لازم است که از طریق تمام مسیرها و حمل بار توسط هر وسیله‌ای، بارنامه خاص خودش صادر شود. انواع بارنامه‌ها به شرح زیر می‌باشد:
- بارنامه دریایی: حمل با کشتی
- بارنامه هوایی: حمل با هواپیما
- بارنامه راه آهن: حمل با قطار
- بارنامه حمل با کامیون
- بارنامه سراسری: حمل با کامیون، قطار و کشتی
- بارنامه حمل مرکب فیاتا
- رسید پست
در خصوص جزئیات بارنامه و ابهامات در خصوص حمل و نقل کالای صادراتی میتوانید صفحه حمل و نقل بین المللی را مطالعه کرده و چنانچه هر گونه سوال یا ابهامی بود، از مشاوره کارشناسان شرکت مدیریت صادرات تات استفاده کنید.
گواهی مبداء
گواهی مبدا ، سندی است که اتاق بازرگانی هر کشور برای کالا های صادراتی تنظیم و برای هر مورد صادرات، صادر می شود. این سند، محل (کشور) ساخت کالای مورد نظر را گواهی می کند و جزء اسنادی است که خریدار برای ترخیص کالا از گمرک به آن نیاز دارد، لذا در موعد مقرر به همراه سایر اسناد برای خریدار ارسال می گردد.
گواهی مبدا که تحت ضوابطی خاص و با رعايت قواعد و اصولی که حاکم بر تعيين مبدا صحيح کالا است، به وسیله اشخاص ذی صلاح صادر و تصديق می شود. از این رو برای خريداری که با فروشنده فاصله زیادی دارد، بسیار حائز اهمیت است. چرا که این سند هرگونه ابهام در خصوص کشور مبدا، کيفيت و مشخصات کالا، اعتبار محل ساخت و .. را رفع مینماید و خریدار میتواند از این بابت اطمينان حاصل نمايد. متولی صدور گواهی مبدأ در کشور سه نهاد به شرح ذیل می‌باشند:
- اتاق‌های بازرگانی و صنایع و معادن (مجموعا ۳۴ اتاق در سطح کشور)
- سازمان بنادر و دریانوردی/ مناطق ویژه اقتصادی (مجموعا 32 منطقه ویژه اقتصادی در سطح کشور)
- سازمان مناطق آزاد (مجموعا 8 منطقه آزاد در سطح کشور)
مدارک مورد نياز برای صدور گواهی مبدا
- تصويری از پروانه گمرکی
- تصويری از بارنامه حمل
- تصويری از کارت بازرگانی
- فرم گواهی مبدا تايپ شده به زبان انگليسی بدون خط خوردگی
- فيش بانکی هزينه صدور گواهی مبدا
مندرجات گواهي مبدا
- مشخصات فرستنده يا صادر کننده کالا بر اساس بارنامه حمل و پروانه گمرکی
- مشخصات گيرنده کالا بر اساس بارنامه حمل
- کشور سازنده بر اساس مندرجات پروانه گمرکی
- مشخصات وسيله حمل بر اساس بارنامه حمل
- مشخصات محموله و کالا بر اساس پروانه گمرکی و بارنامه حمل
- وزن با ظرف و تعداد و نوع بسته بندی کالا
- امضای گواهی مبدا توسط صادر کننده کالا
- امضای گواهی مبدا توسط مرجع صادر کننده گواهی مبدا
کارشناسان شرکت مدیریت صادرات تات برای تهیه گواهی مبدا یا هرگونه مشاوره و راهنمایی در این خصوص در کنار صادرکنندگان محترم هستند.
گواهینامه بازرسی کالا
گواهینامه بازرسی کالا یا گواهی سوریانس (بازرسی کالا) سندی است که توسط یکی از شرکت های بازرسی کننده بین المللی صادرمی شود. در بازرگانی بین المللی که طرفین داد و ستد، ساکن کشورهای مختلف می باشند و در بسیاری از معاملات، کالا نیز از کشور ثالثی بارگیری و حمل می شود، قاعدتاً خریدار قبل از وصول کالا نمی تواند از انطباق مشخصات کمی و کیفی و سایر خصوصیات کالا با قرارداد فروش اطمینان حاصل نماید.
برای جلوگیری از این مشکل، خریدار می تواند خود در زمان تولید، بسته بندی، و تحویل کالا به شرکت حمل، بر فرایند و کیفیت کالا نظارت داشته باشد و یا از شرکت های بازرسی برای این کار استفاده کند.
بر اساس قوانین و مقررات بانکی، کلیه کالاهای وارداتی که انتقال ارز آن ها به نحوی از طریق سیستمهای بانکی از جمله اعتبار اسنادی و حواله های ارزی صورت می پذیرد و یا ارز مبادله ای برای آن ها اختصاص داده شده است باید بررسی شوند و ارائه گواهینامه بازرسی (PSI) جهت ترخیص کالا و آزادشدن اسناد از بانک الزامی است. همچنین با توجه به الزام سازمان ملی استاندارد مبنی بر بازرسی و آزمون کالاهای وارداتی مشمول استاندارد اجباری در مبدا بر اساس استاندارد ملی ایران و یا سایر استانداردهای معتبر خارجی، ارائه گواهینامه انطباق با استاندارد (COS) الزامی است، اما در برخی موارد نیز وجود گواهی بازرسی اجباری نیست با این حال ممکن است خریدار برای اطمینان از کیفیت کالا، خواستار بازرسی در هر یک از مراحل زنجیره تامین کالا باشد. این مساله در زمان رفع اختلافات احتمالی، بسیار کارگشا است.
شرکت مدیریت صادرات تات در زمینه بازرسی های مورد نیاز در هر صنعت، کالا و یا هر مقصد، راهنمای شما باشد و در صورت نیاز به بازرسی، از طریق شناخت حاصل از ارتباطات مستمری که با شرکتهای بین المللی بازرسی دارد، میتواند بهترین شرکت از نظر کیفیت، سرعت، هزینه و متناسب با اهداف مد نظر انتخاب و هماهنگی های لازم را برای انجام آن و دریافت گواهی های مربوطه انجام دهد.
لیست عدل بندی
فهرست بسته بندی یا عدل بندی معمولا توسط فروشنده کالا تهیه می شود و نوع بسته بندی در محموله را مشخص می کند. لیست عدل بندی سندی است که در آن مشخصات ظاهری و محتویات هر بسته از یک بارنامه را در صورت تنوع محتویات بسته ها معرفی میکند. لیست عدل بندی در حقیقت مشروح یک محموله است. این سند از جمله اسنادی است که در ارزیابی دقیق کالا توسط ماموران گمرکی بسیار اهمیت دارد. زمانی که تنوع بسته بندی وجود دارد و یا اینکه محتویات بسته ها مغایر و یا مختلف هستند ارائه لیست عدل بندی به گمرک ضروری است. این سند در واقع جدولی است که ردیف های آن به تعداد اقلام و ستون های آن به تعداد ویژگی های مورد نظر است.
یکی از خدمات شرکت مدیریت صادرات تات در زمینه تهیه اسناد صادراتی، تهیه لیست عدل بندی است که صادرکننده در فرایند ترخیص صادراتی در گمرک به آن نیاز دارد.
بیمه نامه
بیمه صادرات و بیمه بار صادراتی نقش مهمی در تجارت کالا دارد و ریسک‌های ناشی از خطرات احتمالی در فرایند صادرات را پوشش می‌دهند. بیمه نامه های صادراتی در دو گروه بیمه نامه های صادراتی کوتاه مدت و بیمه نامه های میان و بلند مدت ارائه میشود. بیمه نامه های کوتاه مدت صادراتی شامل بیمه نامه خاص صادرات، بیمه نامه کل گردش صادرات، بیمه نامه بلااثر شدن قرارداد صادراتی، بیمه نامه تضمین مطالبات بانک بابت اعتبارات اسنادی دیداری، بیمه نامه پوشش خرید اسناد دین صادراتی، است. بیمه نامه های میان و بلندمدت در برگیرنده بیمه نامه (ضمانتنامه) اعتبار خریدار، بیمه نامه خاص صدور خدمات فنی و مهندسی، بیمه نامه اعتباری خاص پروژه های صادرات محور هستند. در این صفحه به اختصار به بیمه نامه خاص صادرات و بیمه نامه های حمل و نقل پرداخته میشود.
بیمه باربری یا بیمه حمل و نقل كالا بیمه ای است كه بیمه‌گر، درمقابل دریافت حق‌بیمه متناسب با پوشش بیمه‌ای از بیمه‌گذار ، تعهد می‌كند که چنانچه مورد بیمه در جریان حمل از مبدأ به مقصد مندرج در بیمه‌نامه، به علت وقوع یكی از خطرهای تحت پوشش بیمه نامه، تلف و یا دچار خسارت شود و یا بیمه‌گذار یا ذی نفع هزینه هایی در رابطه با این خطرها متحمل گردد (درصورت قابل پرداخت بودن) ، زیان وارده را جبران و هزینه های مذکور را پرداخت نماید. بیمه های حمل و نقل صادراتی بیمه هایی می‌باشند که مبداً ایران و مقصد کشور خارجی باشد.
تهیه و تنظیم اسناد مورد نیاز در فرایند صادرات مطابق استانداردهای لازم، پیگیری فرایند در سامانه های مرتبط و اخذ مجوزهای لازم در فرایند صادرات از اهمیت بالایی برخوردار است. متخصصین شرکت مدیریت صادرات تات می کوشند تا در فرایند تهیه و تدوین اسناد و اخذ مجوزهای لازم در کنار صادرکنندگان محترم باشند.